Vejledning i brug af KLE til personalesager

Der er ikke nogen regler, der direkte fastlægger, hvordan sager skal afgrænses.

KLE følger enkeltsagsprincippet:

Den grundlæggende personalesag har 81.03.00 + facet G01.

Denne sag kan fx indeholde:

• stillingsopslaget

• ansøgningen

• eksamensbeviser

• straffeattest

• ansættelseskontrakten

Hvis der undervejs i ansættelsen opstår sagsdannende forhold, giver KLE mulighed for at journalisere dem i separate enkeltsager, med relevant emne, fx:

• orlov til uddannelse : 81.30.11 + facet G01

• anmeldelse af arbejdsskade : 81.29.01 + facet G01

• disciplinære foranstaltninger med påtale til medarbejder : 81.35.00 + facet K08

På denne måde vil en personalesag være summen af enkeltsager vedrørende medarbejderen.

Det samme princip gælder administrative sager vedr. personalet:

• Aktindsigt i en personalesag: 81.00.00 + facet A53

• Trivselsundersøgelse blandt personalet : 81.04.00 + facet P05

• Procedure for aktindsigt i personalesager: 00.07.03 + facet A26

(Bemærk at emnet i dette tilfælde ikke fortæller, at proceduren (A26) vedrører personale - kun at sagen drejer sig om procedure for aktindsigt; at sagen vedrører personale må derfor noteres i sagstitlen.

Omvendt vil 81.00.00 + facet A26 ikke i sig selv fortælle, at det drejer sig om en procedure for aktindsigt, kun at sagen drejer sig om procedure på personaleområdet)

Man kan på forhånd udvælge nogle KLE-emner, som man vil opdele typiske personalesager i, gerne på gruppeniveau. Det kan være lidt med forskel, hvor stort behovet for detaljering er, men det kan være en god ide at fastlægge niveauet fra starten.

Hvis en medarbejder har et ansættelsesforhold på to af kommunens institutioner, hvor hver ansættelse er en forvaltningsafgørelse, kan det ses som to enkeltsager, der er en del af én personalesag (forudsat at kommunen har enhedsforvaltning).

Bevaring af personalesager

Hvis man ønsker at sikre bevaring af personalesager, fx lederes eller tjenestemænds personalesager, tilføjer man facet P19 på disse sager.