SPØRGSMÅL

Hvilket eller hvilke KLE emner bruger man til mødesager?

Det kan fx være direktionsmøder, tværorganisatoriske ledermøder eller møder i et fagligt team.

SVAR

KLE er en emnesystematik, som er struktureret efter emnet eller temaet for den enkelte sag. KLE er ikke struktureret efter den administrative organisering, da kommunerne har forskellige, og ofte skiftende, organisationsstrukturer.

I KLE er den generelle regel derfor, at man ved mødesager bruger facet P35 kombineret med det relevante emne for mødet. Hvis mødet fx handler om fleksjob, journaliseres mødesagen med:

• 15.20.24 + P35

Hvis emnet for mødet er mere overordnet eller handler om flere emner, der ligger i samme gruppe, anvendes gruppeniveau, fx:

• 15.20.00 + P35    eller    85.15.00 + P35 (kommunens it)

Hvis emnet for mødet er meget overordnet eller handler om emner, der ligger i flere grupper i samme hovedgruppe, anvendes hovedgruppeniveau, fx:

• 15.00.00 + P35    eller    85.00.00 + P35 (kommunens it)

Når man søger efter mødesager, vil der dog ofte være størst træfsikkerhed, hvis man søger på en kombination af facet P35 og den organisatoriske enhed, som har afholdt mødet.

Til sager om tværorganisatoriske møder kan man bruge:

• 00.01.10 + P35

Dagsordenssager

Ved dagsordenssager, fx byrådsmøder eller direktionsmøder, bør de enkelte punkter på dagsordenen referere til sager med relevante emnenumre.

Hvis KLE havde et specifikt emnenr. til direktionsmøder eller tematværgående møder i en forvaltning, kunne man risikere, at det blev brugt til at samle sager om mange forskellige møder uanset indhold – hvilket ville besværliggøre overblik og genfindingsmuligheder.