Hvorfor er K5 og K10 udgået på facetterne?

Som varslet i de fire abonnementsbreve fra 2025 samt abonnementsbrevet for februar 2026, er [K5] og [K10] nu udgået af facetterne, så alene [K] fremgår.

De 5 og 10 år har traditionelt været til håndtering af opbevaringstiden / kassationsfristen, bl.a. efter forældelsesreglerne. Med introduktionen af slettefrister efter GDPR, og også mere differentierede frister, hvor der er frister der afviger fra standardfristen på 5 år, er formålet at gøre slettefristen på emnet styrende for, hvor længe sagen anbefales opbevaret.

Helt generelt gælder det, at sager og dokumenter ikke må slettes så længe myndigheden har juridisk eller administrativt brug for dem, ligesom de heller ikke må slettes, før myndigheden har afleveret bevaringspligtige arkivalier til offentligt arkiv.

Det er ikke nødvendigt at omjournalisere sager, som er oprettet med [K5] og [K10]. De kan bevare den opmærkning, de er født med. Det betyder så, at der i en periode vil være sager med samme facet, som vil have hhv. [K], [K5] og [K10]. Men den dobbelthed forsvinder jo med tiden, efterhånden som man afslutter og arkiverer de gamle sager.

Herunder kan man se, hvad der skal ske med afsluttede sager med forskellige [B] og [K] koder:

Emne med bevaringskode [B] +
Facet med kassationskode [K]
= Sagen afleveres på arkiv

Emne med kassationskode [K] +
Facet med bevaringskode [B]
= Sagen afleveres på arkiv

Emne med bevaringskode [B] og en slettefrist jf. GDPR +
Facet med kassationskode [K]
= Sagen afleveres på arkiv og skal slettes fra driftssystemet senest ved slettefristens udløb.

Emne med bevaringskode [B] og en slettefrist jf. GDPR +
Facet med kassationskode [K]
= Sagen skal slettes fra driftssystemet senest ved slettefristens udløb.

Emne med kassationskode [K] +
Facet med kassationskode [K] (ingen GDPR-frister)
= Sagen må slettes efter udløbet af de forældelsesregler der gælder for området, jf. forældelsesloven, bogføringsloven eller lign. Fx i forældelsesloven er den generelle slettefrist er 3 år.

Kommunen må gerne selv sætte en højere grænse – det kunne være 5 år, så den følger den almindelige arkivperiode og hyppigst forekommende slettefrist.

Man skal dog altid huske den generelle regel, at man først må slette afsluttede sager, når eventuelle juridiske og administrative betingelser er opfyldt (det kunne fx være en kontraktsag).

Samtidig skal man huske, at kassationsfrister på facetter er irrelevante på sager, hvor det påførte emne har bevaringskode [B] idet sagerne i så fald ikke må kasseres (i praksis er det kun dokumenter der må kasseres, da metadata altid bevares).