SPØRGSMÅL

Nogle aktindsigtsanmodninger kan omfatte meget materiale. Skal aktindsigtssagen rumme en kopi af det materiale, som er omfattet af aktindsigten eller kan man nøjes med at henvise fra aktindsigtssagen til de sager og fagsystemer, hvor dokumentationen ligger?

SVAR

Aktindsigtssagen skal rumme en kopi af det materiale, som er omfattet af aktindsigten - også selv om dette materiale er meget omfattende. Det er der to grunde til:

• Kommunen skal kunne gøre rede for, hvilke svar den tidligere har givet. Hvis man i en aktindsigtssag nøjes med at pege på oplysninger, som findes i andre it-systemer, kan det være sværere at genskabe et sådant svar, da oplysningerne i disse systemer efterfølgende kan være flyttet eller slettet, fx i forbindelse med aflevering til arkiv.
• Aktindsigtssager er bevaringsværdige. Hvis oplysningerne, som indgår i aktindsigten, ligger i systemer, som ikke er bevaringsværdige, kan man risikere at de på et tidspunkt bliver slettet. Derfor er man nødt til at have oplysningerne liggende på aktindsigtssagen også – selv om det måske virker redundant.