SPØRGSMÅL:

Nogle af vores økonomisager kan kasseres fordi de blot rummer udtræk fra økonomisystemer og sager med mellemregninger.

Det drejer sig fx om månedlige økonomistatus på institutioners økonomi (adskilt fra den kvartalsmæssige budgetopfølgning), udlevering af forbrugsrapporter til økonomikonsulenter eller refusion til institutioner, der har haft højt sygefravær og derfor øgede udgifter til vikarer.

Men økonomiemnerne i hovedgruppe 00 har alle en bevaringskode. Er der nogle emner, der handler om økonomi generelt, men som har kassationskode?

SVAR:

Det er korrekt at økonomi-emnerne i hovedgruppe 00 har bevaringskode.

Tidligere var det primært en længere række økonomifacetter i facetkategori Ø og S, som bestemte bevaring og kassation. På et tidspunkt blev der reduceret i antallet af facetter på økonomi-området, men prisen for at reducere kompleksiteten er altså merbevaring i form af bevaringsværdige emner i 00 hovedgruppen.

Hvis økonomisagerne ligger i kommunens ESDH, er der imidlertid ikke mange kommuner, der kasserer dokumenter.

Man skal huske, at kassation kun er relevant ift. arkiveringsversionen af systemet. Når sagerne er afleveret til arkiv og arkivet har godkendt arkiveringsversionen, må man gerne slette dem i driftsversionen, inkl. dem der er bevaringsværdige.

Det væsentlige er derfor ikke om sagerne kommer med i arkiveringsversionen, men at de bliver slettet i driftssystemet efter godkendt arkiveringsversion.