SPØRGSMÅL

Ø og G facetterne har kassationsfrister, hhv. K5 og K10.

Må man opbevare afsluttede sager med Ø og G facetter i længere tid end fristerne i KLE siger?

Det kan være relevant, hvis man skal kunne fremfinde bestemte økonomisager efter en længere periode, fx 15-20 år efter sagsafslutning.

SVAR

Ja, man må godt opbevare afsluttede sager med Ø og G facetter i længere tid end fristerne i KLE siger.

Kassationsfristerne på facetterne (Ø og G) er kun vejledende, da det er myndigheden selv der bestemmer kassationsfristen.

Helt generelt gælder det, at sager og dokumenter ikke må kasseres så længe myndigheden har juridisk eller administrativt brug for sagen (det kaldes myndighedens opbevaringspligt = den tid oplysninger som minimum skal opbevares).

Man skal derfor ikke tage en generel beslutning om at kassere efter kassationsfristerne på de to facetter, da dette giver risiko for at man kasserer oplysninger for tidligt og dermed ikke opfylder opbevaringspligten.

Man skal desuden være opmærksom på at man ikke må kassere sager, som har bevaringskode på emnet - selv om sagen har en facet med kassationskode.